Báo giá: lập, gửi khách, ghi nhận đồng ý và lên hợp đồng hoặc đơn

Báo giá là chứng từ đầu luồng bán theo đơn. Tạo từ bảng giá đang hiệu lực, gửi PDF qua email, theo dõi đến hạn, ghi nhận khách đồng ý hay từ chối, rồi lập hợp đồng bán hoặc chuyển thành đơn hàng.

Báo giá (menu Bán hàng › Đơn hàng & Giá bán › Đơn hàng & giao hàng) dùng chung quyền với đơn hàng: trong hệ thống, báo giá là một đơn hàng loại Báo giá, chưa động gì tới kho hay kế toán.

Danh sách báo giá: 4 ô theo dõi, bộ lọc, bảng và nút Thêm báo giá
Danh sách báo giá: 4 ô theo dõi, bộ lọc, bảng và nút Thêm báo giá
  1. 1Bốn ô: Đang chờ khách trả lời (kèm số sắp hết hiệu lực trong 7 ngày), Khách đã đồng ý, chưa lên đơn, Đã thành đơn hàng, Hết hiệu lực chưa xử lý.
  2. 2Tìm theo số báo giá, khách, mã số thuế; lọc trạng thái, nhân viên phụ trách, sắp hết hiệu lực, kỳ.
  3. 3Cột: số BG-2026-xxxxxx, ngày, khách (kèm số mặt hàng và dòng đầu), hiệu lực đến, tổng thanh toán, tiền thuế GTGT. Nút ⋮ mở thao tác.
  4. 4Thêm báo giá mở form; nút tải lên / tải xuống để nhập, xuất Excel.

Báo giá đi qua những trạng thái nào

Nháp → Đang chờ khách → Khách đã đồng ý → lập hợp đồng hoặc chuyển thành đơn; nhánh từ chối, hết hiệu lực
Nháp → Đang chờ khách → Khách đã đồng ý → lập hợp đồng hoặc chuyển thành đơn; nhánh từ chối, hết hiệu lực

Lập một báo giá

  1. Chọn khách

    Chọn khách có sẵn hoặc Khách mới ngay trong form (tên, MST, SĐT, email). Nhập SĐT và email ngay từ đầu: hợp đồng điện tử sau này bắt buộc hai trường này.

  2. Ngày và hiệu lực

    Ngày báo giá mặc định hôm nay; Hiệu lực đến mặc định +15 ngày. Quá ngày này báo giá thành Hết hiệu lực, không lên đơn được.

  3. Dòng hàng

    Chọn sản phẩm/gói theo danh mục; đơn giá tự lấy từ bảng giá đang hiệu lực (giá chưa VAT), thuế cộng theo dòng. Nhập số lượng, giảm % nếu có. Cột Khách phải trả là số cuối cùng. Hệ thống cảnh báo giá lệch danh mục và khách vượt hạn mức công nợ.

  4. Lưu nháp hoặc Lưu và gửi

    Lưu và gửi cho khách mở hộp email: kiểm tra địa chỉ nhận, lời nhắn, đính PDF (A4 dọc/ngang) rồi gửi. Gửi xong báo giá sang Đang chờ khách. Thông báo "đã đưa vào hàng chờ" nghĩa là mail đang gửi qua hàng chờ email của công ty, chưa chắc khách đã nhận.

Sau khi khách trả lời

  • ⋮ › Bước tiếp theo › Ghi nhận khách đồng ý: báo giá khoá sửa, chuyển Khách đã đồng ý.

  • Ghi nhận khách từ chối: nhập lý do thắng/thua để báo cáo.

  • Lập hợp đồng bán: mở wizard hợp đồng với khách và dòng hàng điền sẵn (đường chuẩn cho hợp đồng điện tử). Tạo xong, báo giá thành Đã thành đơn hàng.

  • Chuyển thành đơn hàng: bán không cần hợp đồng, tạo thẳng SO-2026-xxxxxx.

  • Hết hiệu lực: Sửa báo giá đổi ngày hiệu lực, hoặc Nhân bản thành báo giá mới. Báo giá đã từ chối / huỷ / hết hiệu lực không lập hợp đồng hay đơn được (hệ thống báo 409).