Đơn hàng: tạo, xác nhận, giao, lập hoá đơn và ghi nhận thanh toán

Đơn hàng SO-2026-xxxxxx là trục của luồng bán theo đơn. Tạo từ báo giá, hợp đồng hoặc trực tiếp; xác nhận để khoá giá và giữ hàng; từ đơn lập phiếu giao, hoá đơn, ghi nhận thanh toán; theo dõi trạng thái giao và thu.

Đơn hàng (menu Bán hàng › Đơn hàng & Giá bán › Đơn hàng & giao hàng) gom mọi đơn bán theo đơn: từ báo giá, từ hợp đồng, tạo tay, và cả đơn cầu nối do hợp đồng điện tử sinh ra. Đơn POS tại quầy có màn riêng (Bán tại quầy › Đơn hàng POS).

Danh sách đơn hàng: 3 ô Tổng / Hoàn thành / Chưa thực hiện, bộ lọc trạng thái và kỳ, bảng đơn với nhân viên, tổng tiền, trạng thái
Danh sách đơn hàng: 3 ô Tổng / Hoàn thành / Chưa thực hiện, bộ lọc trạng thái và kỳ, bảng đơn với nhân viên, tổng tiền, trạng thái
  1. 1Ba ô: Tổng đơn hàng, Hoàn thành, Chưa thực hiện.
  2. 2Tìm mã đơn, khách; lọc trạng thái (Nháp, Đã xác nhận, Đang giao, Đã giao, Đã xuất hoá đơn, Đã huỷ) và kỳ.
  3. 3Cột: STT, mã đơn SO-2026-xxxxxx (bấm mở chi tiết), khách, ngày đặt, nhân viên bán, tổng tiền, trạng thái; hai nút xem chi tiết và chứng từ. Tạo đơn hàng ở góc phải; nút tải lên / tải xuống để nhập, xuất Excel.

Đơn đi qua những trạng thái nào

Nháp → Đã xác nhận → Đang giao → Đã giao → Đã xuất hoá đơn → Đã thanh toán; huỷ từ nháp hoặc đã xác nhận
Nháp → Đã xác nhận → Đang giao → Đã giao → Đã xuất hoá đơn → Đã thanh toán; huỷ từ nháp hoặc đã xác nhận

Vòng đời một đơn

  1. Tạo

    Từ báo giá (Chuyển thành đơn hàng), từ hợp đồng (Tạo đơn) hoặc Tạo đơn hàng tay: chọn khách, dòng hàng theo bảng giá, giảm giá, điều khoản thanh toán. Đơn ở Nháp, sửa thoải mái.

  2. Xác nhận

    Bấm Xác nhận: khoá giá, giữ hàng tồn, tính công nợ dự kiến; khách vượt hạn mức công nợ (hoá đơn chưa thu + đơn đã chốt chưa xuất hoá đơn) thì bị chặn, cần quản lý duyệt.

  3. Giao hàng

    Hàng hoá: Lập phiếu giao hàng để kho xuất; giao qua đối tác vận chuyển thì Tạo vận đơn. Đơn sang Đang giao → Đã giao. Dịch vụ bỏ qua bước này.

  4. Lập hoá đơn

    Lập hoá đơn từ đơn (hoặc hệ thống tự lập khi thu đủ theo Chính sách thu tiền). Đơn sang Đã xuất hoá đơn và giữ liên kết tới hoá đơn.

  5. Thanh toán

    Khách trả qua VietQR / MoMo → tự ghi nhận. Chuyển khoản tay / tiền mặt → Ghi nhận thanh toán (tạo phiếu thu) hoặc kế toán lập phiếu thu ở Kế toán › Thu chi. Cột thanh toán chuyển Thu một phần → Đã thanh toán.

Huỷ đơn

Đơn chưa giao, chưa xuất hoá đơn: ⋮ › Huỷ đơn, nhập lý do; hàng giữ được nhả. Đơn đã có hoá đơn thì phải xử lý hoá đơn trước (bỏ xác nhận hoặc lập hàng bán trả lại). Đơn cầu nối của hợp đồng điện tử không huỷ tay: huỷ từ hợp đồng.