Tổng quan bán hàng theo đơn
Luồng bán cho khách doanh nghiệp và bán dịch vụ đi qua Báo giá, Hợp đồng, Đơn hàng, Hoá đơn và Thu tiền.
Ngoài bán tại quầy, NexERP có luồng bán theo đơn cho khách công ty, bán dịch vụ và bán sỉ. Luồng bắt đầu từ Báo giá, qua Hợp đồng nếu có, thành Đơn hàng rồi Hoá đơn và Thu tiền.
Đường dẫn: Bán hàng › Đơn hàng & Giá bán và Bán hàng › Hợp đồng.
Luồng chứng từ
Bước | Chứng từ | Ai làm | Kết quả |
|---|---|---|---|
1 | Báo giá | Kinh doanh | Gửi PDF cho khách, ghi nhận đồng ý. Chưa động tới kho hay kế toán |
2 | Hợp đồng | Kinh doanh lập, quản lý duyệt và ký | Hợp đồng đang hiệu lực mới tạo được đơn. Bán lẻ nhỏ có thể bỏ qua |
3 | Đơn hàng | Kinh doanh | Xác nhận đơn là giữ hàng và tính công nợ dự kiến |
4 | Phiếu giao hàng | Kho | Xuất kho theo đơn. Dịch vụ bỏ qua |
5 | Hoá đơn bán hàng | Kế toán hoặc tự động | Ghi doanh thu, thuế, phát hành hoá đơn điện tử |
6 | Phiếu thu | Tự động hoặc kế toán | Trừ công nợ, đơn sang Đã thanh toán |
Các bước thực hiện
- Lập báo giá
Kinh doanh tạo báo giá từ bảng giá đang hiệu lực, gửi mail PDF cho khách, ghi nhận Khách đã đồng ý.
- Lập hợp đồng hoặc đơn
Khách cần hợp đồng thì nhấn Lập hợp đồng bán tại báo giá. Không cần thì nhấn Chuyển thành đơn hàng.
- Xác nhận đơn
Nhấn Xác nhận để khoá giá, giữ hàng và cho phép giao. Hạn mức công nợ của khách được kiểm tra lúc này.
- Giao hàng
Với hàng hoá, lập Phiếu giao hàng từ đơn. Giao ngoài thì tạo Vận đơn.
- Lập hoá đơn
Từ đơn nhấn Lập hoá đơn, hoặc hệ thống tự lập khi thu đủ tuỳ Chính sách thu tiền. Xác nhận hoá đơn là ghi sổ. Phát hành hoá đơn điện tử gửi khách.
- Thu tiền
Khách quét VietQR hoặc MoMo thì tiền tự khớp vào đơn. Chuyển khoản tay hoặc tiền mặt thì kế toán lập phiếu thu hoặc khớp ở Đối soát tiền chờ.
Trạng thái các chứng từ
Chứng từ | Trạng thái |
|---|---|
Báo giá | Nháp, Đang chờ khách, Khách đã đồng ý, Đã thành đơn hàng, Hết hiệu lực, Từ chối |
Hợp đồng | Nháp, Chờ duyệt, Đang hiệu lực, Hoàn thành, Đã huỷ. Hợp đồng điện tử thêm Đang trình ký, Đã ký nội bộ, Chờ khách ký, Đã phát hành |
Đơn hàng | Nháp, Đã xác nhận, Đang giao, Đã giao, Đã xuất hoá đơn, Đã huỷ. Kèm trạng thái thu |
Hoá đơn | Nháp, Đã xác nhận, Đã thu. Hoá đơn điện tử: Chờ phát hành, Đã cấp mã, Lỗi |
Sổ kế toán ghi lúc nào
Báo giá, hợp đồng, đơn hàng không phải chứng từ kế toán, chưa có bút toán.
Phiếu thu ghi sổ khi tiền về. Thu trước hoá đơn thì công nợ khách dư Có.
Hoá đơn xác nhận ghi doanh thu và thuế. Bán hàng hoá ghi thêm giá vốn.
Phân bổ phiếu thu vào hoá đơn không sinh bút toán, chỉ đối trừ để công nợ về 0.
Lưu ý
Thời điểm xuất hoá đơn do Cài đặt bán hàng › Chính sách thu tiền quyết định: khi thu đủ, theo từng đợt thu hay kế toán xuất tay.
Không dùng nút cũ Chuyển thành hợp đồng. Hợp đồng đó là hợp đồng giấy, không ký điện tử được.
Huỷ hoá đơn không tự gỡ liên kết trên đơn. Muốn lập lại hoá đơn phải bỏ xác nhận trước.
Khách chuyển khoản sai nội dung thì tiền nằm ở Đối soát tiền chờ cho tới khi kế toán khớp.